باشگاه کوهنوردی شقایق
آیین
نامه تهیه و ارائه گزارش برنامه
1.
شرایط
پذیرش گزارش برنامه ها جهت خواندن در جلسه هفتگی:
1.1-
در
ارائه یک گزارش کامل اقلام و موارد ذیل باید ارائه شود :
1. نسخه کتبی
گزارش
2. فرم مالی
3. فرم مشخصات اعضاء شرکت کننده
- تبصره
1 : فرم مالی و فرم مشخصات اعضاء شرکت کننده باید بر اساس نسخه رسمی باشگاه باشد و
ثبت در فرم های غیر رسمی پذیرفته نیست.
- تبصره
2 : فرم ها باید کاملا تکمیل شده باشد . شماره عضویت افراد عضو و شماره بیمه کلیه
افراد شرکت کننده در برنامه ثبت شده باشد.
-
تبصره
3 : فرم ها باید دارای امضاء سرپرست برنامه باشد.
4. نسخه الکترونیک گزارش برنامه به علاوه عکسهای
برنامه در یک لوح فشرده و یا کارت حافظه و یا ارسال از طریق کانالهای ارتباطی مجازی رسمی اعلام شده باشگاه
تبصره 1 : گزارش برنامه در
فایل Word مورد قبول می باشد.
( ارائه در فرمتهای دیگر نظیر پاورپوینت ، PDF مورد
پذیرش نیست )
تبصره 2 : عکسهای قابل قبول
برای نمایش و ارائه در سایت صرفا عکسهایی است که
از طبیعت پیرامون محل اجرای برنامه و عکسهای جمعی شرکت کنندگان گرفته شده
باشند و یا عکسهای راهنمای مسیر باشند و عکسهای متفرقه و انفرادی پذیرفته
نیست.
تبصره 4 : در صورت ارائه
عکسهای برنامه به صورت اسلاید شو و یا فیلم مدت زمان آن حداکثر 5
دقیقه باشد و الزاما عکسهای برنامه به صورت مجزا در لوح فشرده جهت ثبت در سایت
قرار داده شود.
2.
گزارش
برنامه ها می بایست حتی الامکان 2 ساعت قبل از شروع جلسه به مجری جلسه و یا مدیر بخش اداری باشگاه تحویل
داده شود . در صورت تحویل گزارش برنامه در زمانی که امکان آماده سازی گزارش برای
ارائه نباشد و موجب طولانی تر شدن جلسه و تضعیع حق شرکت کنندگان شود ، ارائه گزارش باید به جلسات بعدی موکول شود.
3.
الویت
خواندن گزارش بر اساس الویت تحویل گزارش خواهد بود و سایر الویتها اثر بخش نیست و
فقط صرفا بر اساس درخواست سرپرست برنامه و یا ارائه کننده گزارش امکان به تعویق
انداختن ارائه گزارش وجود خواهد داشت.
3.1-
تبصره
: در صورت تحویل همزمان گزارشها در یک جلسه الویت با گزارشهایی است که زمان اجرای
برنامه به زمان جلسه نزدیک تر باشد.
4.
در
صورتی که ارائه گزارش و سایر مستندات مربوطه و یا نحوه نمایش عکسها نیازمند
الزاماتی از قبیل هماهنگی قبلی ، نیاز به
نرم افزار خاص و .... دارد ، می بایست پیشتر با مجری جلسات و یا سایر
مسئولین مربوطه هماهنگی لازم به عمل آید